Quy trình mua hàng là một phần quan trọng trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất, thương mại nào. Rủi ro trong quy trình này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, từ việc mất khách hàng đến thất thoát tài chính. Việc đánh giá rủi ro nhà cung cấp và có phương án dự phòng yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình mua hàng luôn diễn ra hiệu quả, tối ưu chi phí.
Dưới đây là 7 rủi ro phổ biến mà mọi bộ phận mua hàng đều có thể gặp phải nếu thiếu sự nhận biết và phương án dự phòng. Cùng phân tích để tìm ra giải pháp cùng GoGoX nhé!
Phân tích nhu cầu mua hàng thiếu thực tế
Hậu quả và nguyên nhân của rủi ro dự báo nhu cầu
Phân tích nhu cầu mua hàng thiếu thực tế khiến doanh nghiệp đặt hàng thiếu hoặc thừa quá nhiều so với nhu cầu mua từ khách. Điều này không chỉ ảnh hưởng lớn đến chi phí mua hàng mà còn phát sinh thêm nhiều chi phí tồn kho, chi phí vận tải, chi phí bồi thường thiếu hàng, chi phí cơ hội khác mà doanh nghiệp khó lường trước.
Đây là một rủi ro thường gặp trong quy trình mua hàng của những doanh nghiệp trẻ. Và loại rủi ro này ở tùy mức độ có thể phá hủy doanh nghiệp vì gây ra khủng hoảng dòng tiền.
Nguyên của việc phân tích nhu cầu hàng hóa thiếu thực tế có thể chia thành 3 nhóm nguyên nhân:
Giải pháp dự phòng và giảm thiểu rủi ro
Đồng bộ dữ liệu từ các phòng ban, chú trọng hơn đến các chỉ số bán hàng theo từng tháng, quý, năm hay theo mùa đối với các sản phẩm đặc thù.
Bộ phận thu mua cần làm việc sát sao với bộ phận bán hàng để thống nhất dự báo bán hàng. Cần áp dụng triệt để các số liệu bán hàng trong quá khứ, tình hình khách hiện tại và các chỉ tiêu doanh số trong kỳ để lập dự báo mua hàng phù hợp.
Bộ phận mua hàng cũng cần làm việc hiệu quả hơn với bộ phận sản xuất. Cần nắm rõ các chỉ số về tỷ lệ phế liệu, mật độ khuyết tật sản phẩm,… để dự phòng thêm khi đặt mua hàng.
Bộ phận bán hàng đóng vai trò rất quan trọng và cần nghiên cứu thêm về thị trường hàng hóa. Cần áp dụng các phương pháp dự báo định lượng để thực tế hóa các chỉ số dự báo nhu cầu.
Nhà cung cấp có chất lượng kém hoặc chất lượng giảm sút
Hậu quả và nguyên nhân của rủi ro nhà cung cấp
Nhà cung cấp có chất lượng dịch vụ và sản phẩm giảm sút như giao hàng kém chất lượng, trễ hẹn giao hàng,… sẽ khiến doanh nghiệp bạn đối mặt với nhiều hệ lụy nghiêm trọng. Nhiều doanh nghiệp gặp trường hợp tương tự, đành phải đặt vội thêm nguyên vật liệu từ nhà cung cấp khác và trả hàng tá chi phí giao hàng tốc hành.
Rủi ro này trong quy trình mua hàng không chỉ phát sinh thêm chi phí, mà còn khiến doanh nghiệp không kịp đáp ứng giao hàng, tổn hại uy tín hay thậm chí mất khách hàng vào tay đối thủ cạnh tranh.
Nguyên nhân chủ yếu khiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ nhà cung cấp suy giảm:
Giải pháp dự phòng và giảm thiểu rủi ro
Xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với nhà cung cấp. Bạn nên cởi mở trao đổi với nhà cung cấp về tiến độ cung cấp sản phẩm và các nguyên nhân tác động. Xem xét liệu có khả thi khi cho nhà cung cấp thêm thời gian chuẩn bị hàng.
Thường xuyên thực hiện các đánh giá rủi ro nhà cung cấp định kỳ. Kiểm tra về chất lượng sản phẩm, dịch vụ cung cấp nhằm khiến nhà cung cấp chủ động hơn trong kiểm soát chất lượng.
Lập các cam kết về tiêu chuẩn chất lượng, nguồn thu mua nguyên vật liệu thô và quy trình sản xuất, cần có các khung bồi thường rõ ràng. Khi muốn thay đổi trong bất kỳ điều khoản nào có nguy cơ làm thay đổi chất lượng sản phẩm cung cấp cho doanh nghiệp bạn, nhà cung cấp cần trình bày đề xuất thật đầy đủ, chính xác.
Nâng cao hiệu quả quy trình kiểm tra hàng đầu vào nhằm phát hiện sớm, kịp thời lô hàng có vấn đề. Tránh để đưa vào sản xuất và ra thành phẩm mới phát hiện sai khác trong chất lượng.
Giá cả thu mua thiếu tính bình ổn
Hậu quả và nguyên nhân của rủi ro giá cả thu mua
Trong quy trình thu mua, giá cả nhập hàng thiếu bình ổn là rủi ro khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu để xoay sở. Sự biến động đột ngột của giá cả dẫn đến tăng chi phí sản xuất, làm giảm lợi nhuận và làm cho sản phẩm trở nên thiếu cạnh tranh hơn. Điều này cũng đặt ra thách thức lớn trong việc lập kế hoạch và dự báo tài chính, có thể đe dọa đến sự ổn định của dòng tiền.
Một số nguyên nhân dẫn đến giá hàng thu mua thiếu ổn định là:
Giải pháp dự phòng và giảm thiểu rủi ro
Thay vì phụ thuộc vào một nguồn cung ứng duy nhất, nên tìm cách hợp tác với nhiều nhà cung cấp khác nhau. Điều này giúp giảm thiểu tác động khi một nhà cung cấp gặp sự cố hoặc giá cả tăng đột ngột.
Thiết lập các hợp đồng mua bán có điều khoản linh hoạt, cho phép thương lượng lại giá cả trong trường hợp có biến động không lường trước được trên thị trường.
Sử dụng các công cụ quản lý rủi ro như hợp đồng tương lai hoặc tùy chọn mua hàng để bảo vệ giá cả và giảm thiểu rủi ro trong tương lai.
Tăng cường quá trình dự báo và theo dõi thị trường thường xuyên để có thể phản ứng kịp thời và điều chỉnh chiến lược mua hàng theo sự biến động của thị trường.
Chi tiêu vượt ngân sách dự kiến
Hậu quả và nguyên nhân của rủi ro ngân sách
Rủi ro này rất phổ biến, là khó khăn của nhân viên mua hàng khi còn thiếu kinh nghiệm lập ngân sách dự chi. Chi tiêu vượt quá ngân sách dự kiến có thể gây áp lực lớn lên nguồn tài chính của doanh nghiệp, làm tăng giá thành hàng hóa và làm mất lợi thế cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ trên thị trường.
Một số nguyên nhân gây nên rủi ro ngân sách cho quy trình mua hàng là:
Giải pháp dự phòng và giảm thiểu rủi ro
Khi lập ngân sách mua hàng, bạn cần đánh giá kỹ lưỡng các chi phí liên quan, có thể sử dụng dữ liệu lịch sử từ các dự án trước, và tham khảo ý kiến của các cấp quản lý để xác định cụ thể chi phí ẩn thường xuất hiện.
Thiết lập quy trình quản lý sự thay đổi thật chặt chẽ, xây dựng quỹ dự phòng mua hàng và theo dõi, cập nhật kế hoạch mua hàng thường xuyên.
Nên theo dõi và phân tích thị trường thường xuyên. Thực hiện đàm phán điều khoản giá cả ổn định, và đa dạng hóa danh sách nhà cung cấp.
Bạn cần tối ưu hóa quy trình vận chuyển để tiết kiệm tổng chi phí mua hàng. Bao gồm lựa chọn nhà cung cấp uy tín, sử dụng dịch vụ vận tải trọn gói, ký hợp đồng vận chuyển chi tiết, và thiết lập hệ thống theo dõi quá trình vận chuyển. Sử dụng các dịch vụ trọn gói trong vận tải giúp doanh nghiệp dễ dàng trong kiểm soát ngân sách, và được đảm bảo về chất lượng vận chuyển.
Xem thêm Giải pháp giao hàng doanh nghiệp GoGoX
Tham nhũng trong thu mua
Hậu quả và nguyên nhân của rủi ro tham nhũng
Tham nhũng trong thu mua là một rủi ro nghiêm trọng trong quy trình mua hàng, có thể gây tổn hại lớn đến doanh nghiệp. Trước hết, tham nhũng dẫn đến việc doanh nghiệp phải chi trả những khoản tiền không hợp lý hoặc không cần thiết, làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận. Khi bị phát hiện, tham nhũng có thể làm mất uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác, và nhân viên, từ đó ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh và cơ hội phát triển.
Ngoài ra, tham nhũng có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý nghiêm trọng, bao gồm các vụ kiện tụng, phạt tiền, và thậm chí là hình sự hóa, gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh.
Tham nhũng có thể xuất hiện từ phía nhà cung cấp hay ngay tại nội bộ doanh nghiệp. Với nguyên nhân chính từ nhân phẩm và đạo đức nghề nghiệp của nhân sự, doanh nghiệp chỉ có thể can thiệp dự phòng rủi ro bằng cách nâng hiệu quả kiểm soát thu mua chặt chẽ, minh bạch hơn. Có sự đánh giá rủi ro nhà cung cấp và nội bộ nhân viên một cách rõ ràng, cụ thể.
Giải pháp dự phòng và giảm thiểu rủi ro
Doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ chặt chẽ, bao gồm việc kiểm tra, giám sát và đánh giá định kỳ các hoạt động thu mua. Phân công trách nhiệm rõ ràng và đảm bảo không có cá nhân nào có quyền quyết định một mình trong toàn bộ quy trình thu mua sẽ giảm thiểu rủi ro tham nhũng.
Sử dụng công nghệ và hệ thống quản lý hiện đại cũng giúp ích trong việc giảm thiểu rủi ro tham nhũng. Có thể áp dụng hệ thống quản lý hiện đại, an ninh – nơi doanh nghiệp và nhà cung cấp có thể chia sẻ được các lưu trữ hồ sơ và giám sát các hoạt động thu mua.
Kiểm toán độc lập là một biện pháp bổ sung quan trọng. Doanh nghiệp nên thực hiện kiểm toán độc lập và thường xuyên để phát hiện và ngăn ngừa các hành vi tham nhũng trong nội bộ. Sử dụng dịch vụ kiểm toán bên ngoài sẽ đảm bảo tính khách quan và minh bạch, giúp doanh nghiệp duy trì sự tin tưởng và uy tín.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong sạch là nền tảng vững chắc để phòng ngừa tham nhũng. Doanh nghiệp nên khuyến khích tinh thần trách nhiệm và sự trung thực trong công việc, tạo ra một môi trường làm việc công bằng và minh bạch.
Truyền đạt thông tin thiếu hiệu quả
Hậu quả và nguyên nhân của rủi ro truyền đạt thông tin
Vấn đề truyền đạt thường là khó khăn của nhân viên mua hàng còn ít kinh nghiệm và kỹ năng giao tiếp. Việc truyền đạt thông tin đến nhà cung cấp không chính xác về yêu cầu sản phẩm có thể dẫn đến mua hàng hóa không đúng quy cách, kỹ thuật, hoặc số lượng. Điều này gây lãng phí tài nguyên và thời gian cho doanh nghiệp.
Khi các sự thay đổi trong đơn hàng, yêu cầu kỹ thuật, hoặc điều kiện hợp đồng không được thông báo kịp thời và chính xác, nhà cung cấp có thể không kịp thời điều chỉnh và chuẩn bị, dẫn đến sự chậm trễ trong giao hàng hoặc không thể đáp ứng đúng yêu cầu của doanh nghiệp.
Một số nguyên nhân mà các doanh nghiệp thường gặp phải, khiến việc truyền đạt thông tin trong nội bộ và với nhà cung cấp trở nên thiếu hiệu quả, gây sai lệch và chậm trễ là:
Giải pháp dự phòng và giảm thiểu rủi ro
Đầu tiên, cần đảm bảo rằng các nhân viên liên quan đến quy trình mua hàng được đào tạo về kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Điều này bao gồm việc hướng dẫn nhân viên cách truyền đạt thông tin rõ ràng, chính xác và kịp thời. Đào tạo định kỳ cũng giúp nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc truyền đạt thông tin chính xác trong quy trình mua hàng.
Thiết lập các quy trình và hệ thống quản lý thông tin chi tiết, bao gồm các bước cụ thể về cách thức và thời gian truyền đạt thông tin. Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu và tuân thủ quy trình này.
Đầu tư vào các hệ thống công nghệ thông tin và phần mềm quản lý mối quan hệ (CRM) để quản lý và theo dõi thông tin một cách hiệu quả. Công nghệ có thể giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu lỗi nhân viên và cải thiện tính chính xác của thông tin.
Quy trình mua hàng là trọng tâm của hoạt động kinh doanh và đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn. Tuy nhiên, thông qua việc đánh giá và dự phòng các rủi ro, các doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu các tổn thất. Bằng việc áp dụng các giải pháp phù hợp và nâng cao mức độ chuyên môn trong quản lý mua hàng, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể duy trì sức cạnh tranh và phát triển bền vững trong thị trường.
Bạn đang ứng phó với những rủi ro trong quá trình thu mua? Hãy đảm bảo rằng việc vận tải của bạn không phải là một trong số đó.
Với dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp từ GoGoX, bạn sẽ không chỉ có được giá cả minh bạch mà còn được bảo đảm về an toàn giao nhận. Một dịch vụ vận tải trọn gói giúp bạn kiểm soát ngân sách chính xác và tiện lợi hơn so với trực tiếp làm việc cùng nhiều nhà vận tải riêng lẻ.
GoGoX là chuyên gia vận tải với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án vận chuyển đa ngành hàng, đa phương tiện. Được hơn hàng ngàn doanh nghiệp, tập đoàn lớn tin dùng, các giải pháp giao hàng doanh nghiệp của GoGoX sẽ giúp bạn tối ưu hóa chi phí, tăng hiệu quả vận tải toàn diện
Xem thêm Giải pháp vận tải hàng hóa chuyên nghiệp GoGoX
Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn cải tiến và kiểm soát quy trình vận tải hiệu quả!
Hoặc gọi cho chúng tôi nếu bạn cần hỗ trợ thêm!
