Quy trình đánh giá nhà cung cấp | Chuẩn ISO 9001:2015
Khách hàng
Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và phức tạp, việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp trở thành yếu tố then chốt quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Một nhà cung cấp đáng tin cậy không chỉ đảm bảo nguồn cung ổn định, chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt mà còn góp phần giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả hoạt động của toàn bộ chuỗi cung ứng. Để đạt được điều này, quy trình đánh giá nhà cung cấp cần được thực hiện một cách khoa học, hệ thống và toàn diện.
Vì sao cần phải đánh giá nhà cung cấp?
✅ Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Bước đánh giá này giúp xác định xem nhà cung cấp có khả năng cung ứng sản phẩm và dịch vụ đạt tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu hay không.
✅ Đáp ứng đủ tiêu chuẩn xuất khẩu Quốc tế: Đối với hàng hóa xuất khẩu sang các nước khó tính như Mỹ, châu Âu thì các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp cũng cần được quy định rõ ràng. Thành phẩm của bạn có thể bị cấm nhập khẩu bất kỳ lúc nào nếu không chứng minh được nguyên vật liệu và quy trình sản xuất đạt chuẩn.
✅ Giảm thiểu rủi ro: Nghiên cứu, xem xét nhà cung cấp giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn, giảm thiểu rủi ro liên quan đến nguồn gốc, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và các yếu tố liên quan.
✅ Tối ưu hóa chi phí: Xem xét nhà cung cấp giúp doanh nghiệp tìm ra các đối tác có chi phí hợp lý nhất, chính sách hỗ trợ tốt nhất, từ đó tối ưu hóa chi phí sản xuất và kinh doanh.
✅ Duy trì quan hệ hợp tác bền vững: Quy trình đánh giá nhà cung cấp giúp tạo nền tảng cho mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững với nhà cung cấp, dựa trên sự tin tưởng và minh bạch.
Những bộ phận nào cần nắm rõ quy trình đánh giá nhà cung cấp?
Về cơ bản, chuỗi cung ứng mang tính liên kết mật thiết. Nếu các nguyên vật liệu hay sản phẩm được cung ứng gặp vấn đề, sự ổn định của toàn chuỗi cung ứng, bao gồm cả dây chuyền sản xuất, các hoạt động Logistics, kinh doanh, tài chính đều có nguy cơ khủng hoảng.
Mặc dù bộ phận thu mua đóng vai trò cốt lõi trong việc xem xét nhà cung cấp, một số phòng ban khác cũng có vai trò liên quan mật thiết. Có thể kể đến là bộ phận sản xuất, quản trị kho hàng, bộ phận KCS (hoặc OTK), bộ phận QC, bộ phận kinh doanh và một số bộ phận khác tùy cơ cấu doanh nghiệp. Các bộ phận này tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến quy trình đánh giá nhà cung cấp, đảm bảo tính toàn diện và hiệu quả của quy trình.
Chi tiết quy trình đánh giá nhà cung cấp chuẩn ISO 9001:2015
Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, các nhà cung cấp được phân loại thành ba nhóm:
Nhà cung cấp nguyên vật liệu, thiết bị
Nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ
Nhà cung cấp dịch vụ gia công
Với mỗi phân loại nhà cung cấp, các bước thực thi trong quy trình đánh giá nhà cung cấp sẽ có sự thay đổi nhất định. Sau khi phân nhóm, doanh nghiệp bắt đầu quy trình 10 bước đánh giá nhà cung cấp như sau:
1. Xác định các điều kiện, tiêu chí đánh giá
Doanh nghiệp cần hiểu rõ mục tiêu mua hàng, từ mới có thể thiết lập hệ thống tiêu chí đánh giá nhà cung cấp một cách hợp lý. Bộ phận thu mua cần làm việc sát sao với bộ phận tài chính và bộ phận sản xuất, thống nhất lượng mua và giá mua hàng kỳ vọng, khả năng đáp ứng các đợt thanh toán. Đây là cơ sở để xây dựng bảng tiêu chí đánh giá. Một số hạng mục đánh giá phổ biến thường được áp dụng như sau:
🔸 Hiệu suất cung cấp nguyên vật liệu, thiết bị, sản phẩm, dịch vụ
🔸 Chất lượng, nguồn gốc của hàng hóa cung cấp
🔸 Mức giá của các loại hàng hóa cung cấp
🔸 Mức độ uy tín của nhà cung cấp
🔸 Phương thức thanh toán
🔸 Tính bền vững của nhà cung cấp
🔸 Rủi ro tài chính của nhà cung cấp
🔸 Các chính sách hỗ trợ sau bán hàng
Xem thêm Thiết lập tiêu chí đánh giá nhà cung cấp theo mô hình Carter 10Cs
Ở bước này, doanh nghiệp nên thiết lập tiêu chuẩn đánh giá theo các phương pháp khoa học. Một số phương pháp đánh giá phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng là phương pháp phân loại, phương pháp trọng số, phương pháp tỷ lệ chi phí, phương pháp phân tích thứ bậc, phương pháp phân tích mạng lưới,…
2. Lập danh sách nhà cung cấp tiềm năng
Lợi thế của internet cũng như nhiều nền tảng công nghệ cho Logistics và chuỗi cung ứng tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiếp cận nhiều nhà cung ứng hơn, ở cả trong và ngoài nước. Có thể tiếp cận càng nhiều nhà cung ứng trên thị trường, doanh nghiệp càng có cơ hội hợp tác với những nhà cung ứng tiềm năng.
Bên cạnh tìm kiếm trên internet thì bạn cũng có thể trực tiếp khảo sát và kết nối với nhà cung ứng tại các triển lãm, hội chợ thương mại trong khu vực. Đa phần, các nhà cung ứng tham gia triển lãm đều đã có kinh nghiệm nhất định trong việc cung cấp hàng hóa cho thị trường Việt Nam hoặc khu vực tổ chức triển lãm. Các triển lãm thương mại quốc tế cũng là cơ hội tuyệt vời để bạn có thể kết nối, trao đổi trực tiếp với các đại diện cấp cao của doanh nghiệp cung ứng
3. Thu thập thông tin sơ bộ từ nhà cung ứng
Sau khi lập danh sách các nhà cung cấp, doanh nghiệp nhanh chóng liên hệ yêu cầu thông tin (RFI) như hồ sơ năng lực và danh mục hàng hóa, bảng báo giá. Nếu cần thêm các chứng chỉ chất lượng cụ thể theo ngành hàng, bạn cũng có thể thiện chí gửi yêu cầu đến phía đại diện đối tác. Ngoài các tài liệu này, nếu cần thêm bất kỳ thông tin nào khác để hoàn thiện hồ sơ đối tác, doanh nghiệp hoàn toàn có thể gửi thêm yêu cầu.
4. Đánh giá ban đầu và sàng lọc hồ sơ nhà cung cấp
Dựa trên các hệ tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá đã thiết lập ở bước đầu tiên, doanh nghiệp phân nhóm nhà cung cấp theo mức tiềm cao, trung bình và thấp. Nếu sau bước sàng lọc chỉ còn lại ít hơn 5 nhà cung cấp tiềm năng để tiến hành đánh giá tại chỗ, doanh nghiệp cần tìm kiếm thêm một danh sách nhà cung cấp bổ sung. Đảm bảo danh sách nhà cung cấp sau sàng lọc đủ nhiều và đa dạng để có thể chọn được nhà cung cấp tối ưu.
Lưu ý sẽ có một số tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp chỉ có thể xem xét và phân tích sau khi đánh giá tại chỗ. Các tiêu chuẩn này sẽ được đưa vào phân tích sau khi doanh nghiệp thực hiện khảo sát thực tế tại cơ sở cung ứng.
5. Thực hiện đánh giá tại chỗ
Đánh giá trực tiếp tại cơ sở của nhà cung cấp là điều không thể bỏ qua để đảm bảo một dự án hợp tác mua bán đủ xác thực và an toàn. Tùy cơ cấu từng doanh nghiệp mà đội ngũ đánh giá được cử đến khảo sát thực tế sẽ bao gồm đại diện các phòng ban cụ thể.
Những hạng mục quan trọng cần khảo sát là:
Quy trình sản xuất: Đánh giá toàn bộ hoạt động sản xuất, từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm cuối cùng. Quy trình sản xuất cần được thực hiện nhất quán và hệ thống hợp lý.
Năng lực vận hành và trang thiết bị: Việc đánh giá mức độ hiện đại và tình trạng bảo trì của các thiết bị và công nghệ sử dụng là vô cùng quan trọng. Cũng cần xem xét thêm khả năng điều chỉnh và linh hoạt của nhà cung cấp, để có thể đáp ứng các yêu cầu thay đổi từ doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý chất lượng: Nhà cung cấp cần có các chính sách, quy trình và tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng. Cũng như có quy định về kiểm định chất lượng trong từng giai đoạn sản xuất, bao gồm các phương pháp kiểm tra, thử nghiệm và đo lường.
Tất cả quá trình khảo sát thực tế, doanh nghiệp cần ghi chú các thông tin chi tiết và đầy đủ. Những thông tin này là căn cứ để thực hiện các bước đánh giá chuyên sâu
6. Đàm phán giá cả và các nội dung hợp tác lần 1
Quá trình thương lượng, đàm phán nên diễn ra song song với quá trình khảo sát tại cơ sở cung cấp. Đàm phán trực tiếp cho phép chúng ta quan sát và sử dụng ngôn ngữ cơ thể linh hoạt. Giúp ta hiểu rõ hơn cảm xúc, thái độ và mức độ cam kết của đối tác với những nội dung đàm phán. Hơn thế nữa, các bên có thể phản hồi ngay lập tức mọi thắc mắc, giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề và làm rõ các điểm chưa hiểu.
Doanh nghiệp cần xác định rõ một số kỳ vọng và mục tiêu chủ chốt cần đạt được trong thương vụ này. Sự kỹ lưỡng trong việc chuẩn bị nội dung đàm phán cùng với sự thiện chí trong giao tiếp là những điều cần lưu tâm để có một cuộc đàm phán thuận lợi.
7. Đánh giá và phân tích kết quả
Sau khi đã thu thập đủ tất cả thông tin cần thiết và hoàn thành bước đàm phán sơ bộ, doanh nghiệp tiến hành phân tích và tổng hợp kết quả của từng nhà cung ứng. Tùy theo phương pháp đánh giá ban đầu mà doanh nghiệp lựa chọn, các thông tin sẽ được phân tích dựa theo các phương thức riêng biệt.
Sau khi hoàn thành quy trình đánh giá kỹ thuật này, doanh nghiệp nên có một cuộc họp trình bày và thống nhất kết quả. Sự có mặt của đại diện các phòng ban liên quan sẽ giúp việc chốt phương án mang tính toàn diện hơn. Ví dụ bộ phận tài chính sẽ cung cấp góc nhìn liên quan đến vấn đề chi phí mua hàng, dòng tiền thanh toán. Bộ phận sản xuất sẽ đưa ra đề xuất dựa trên chất lượng, nguồn gốc hàng hóa. Hay bộ phận kinh doanh có thể đóng góp chuyên sâu về các phương án đàm phán với nhà cung cấp khi ký hợp đồng.
Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất, doanh nghiệp cần gửi thông báo rõ ràng và minh bạch kết quả đánh giá về cho các nhà cung cấp. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đến các nhà cung cấp tham gia báo giá.
8. Đàm phán lần 2 và tiến hành ký hợp đồng
Mục tiêu lớn nhất của lần đàm phán này không gì khác ngoài việc thỏa thuận lại những “deal” còn dang dở trong lần đàm phán trước. Chắc hẳn bạn không lạ với câu mời chào từ nhân viên sales của các nhà cung ứng, đại loại như “Nếu bên anh chị đặt từ 50 tấn thì bên em chiết khấu 5%”. Mức chiết khấu này quá hợp lý, nhưng con số 50 tấn thì hơi nhiều so với nhu cầu 6 tháng, phải làm sao đây?
Làm sao để được hưởng chiết khấu 5% và kéo dài thời gian thanh toán mua hàng? Làm sao tách nhỏ hợp đồng 50 tấn thành nhiều đợt thanh toán? Lần đàm phán này là lúc doanh nghiệp bạn thực hiện những nỗ lực thương lượng chi tiết “điều khoản hợp đồng”.
Xem thêm Cách đàm phán giá cả hiệu quả với nhà cung cấp nước ngoài
Quá trình ký hợp đồng sẽ được thực hiện khi các nguyên tắc hợp tác giữa các bên được thỏa thuận thành công. Phía nhà cung cấp sẽ tiến hành làm hợp đồng, và trong giai đoạn này doanh nghiệp cần theo dõi sát sao tiến trình hợp đồng.
9. Thực hiện đặt hàng
Nếu đơn hàng chỉ chốt giao một lần thì đơn hàng sẽ được bao gồm trong hợp đồng ký kết. Đối với trường hợp giá trị hợp đồng lớn và chia thành nhiều đợt giao hàng thì doanh nghiệp tiến hành đặt hàng theo các mốc thời gian thỏa thuận trên hợp đồng.
10. Giám sát quá trình thực hiện hợp đồng và tái đánh giá định kỳ
Sau khi đặt hàng từ nhà cung cấp, doanh nghiệp cần tiếp tục giám sát và đánh giá hiệu suất giao hàng định kỳ. Doanh nghiệp cũng cần thực hiện các kiểm tra chất lượng định kỳ để đảm bảo nhà cung cấp luôn đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra. Doanh nghiệp cần liên tục phản hồi và làm việc với nhà cung cấp để cải thiện các vấn đề phát sinh trong quá trình hợp tác mua bán (nếu có).
Việc tái đánh giá nhà cung cấp định kỳ là điều cần thiết để kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung ứng. Điều này đảm bảo nhà cung cấp sẽ không lơ là trong việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng như đã thống nhất ban đầu.
Trên đây là quy trình đánh lựa chọn nhà cung cấp hiệu quả theo chuẩn ISO 9001:2015. Để công cuộc đánh giá nhà cung cấp tiềm năng được diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần có quy trình thực thi rõ ràng và hợp lý. Chúng tôi mong rằng bài viết này đã mang lại những thông tin hữu ích cho doanh nghiệp bạn trong việc thực hiện đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp cho các dự án trong tương lai.
GoGoX giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh bằng các dịch vụ vận tải hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả. Doanh nghiệp bạn sẽ tiết kiệm thời gian giao hàng và chi phí vận tải hơn vì chúng tôi có năng lực đáp ứng xe tức thì với giá cạnh tranh.
Chúng tôi có kinh nghiệm dày dặn trong việc cung cấp dịch vụ vận tải cho hàng ngàn doanh nghiệp và tập đoàn lớn. Đội tài xế chuyên nghiệp và mạng lưới hơn 10,000+ phương tiện giao hàng từ xe van, xe tải khô, xe tải lạnh, container là những gì giúp chúng tôi có thể phục vụ tốt mọi nhu cầu nâng cao từ khách hàng doanh nghiệp.
Xem thêm về Giải pháp giao hàng theo yêu cầu cho doanh nghiệp
Bạn cần hỗ trợ và tư vấn giải pháp vận tải hàng hóa hiệu quả?
Gọi GoGoX ngay!
